Gecombineerd of geïntegreerd auditen: wat past bij uw organisatie?

Organisaties met meerdere certificaten willen vaak graag op hetzelfde moment op meerdere normen worden getoetst. Zo kunnen ze hun certificeringsproces slimmer, sneller en effectiever inrichten, zonder concessies te doen aan kwaliteit of betrouwbaarheid. De twee meest voorkomende manieren om dit voor elkaar te krijgen, zijn de gecombineerde audit en de geïntegreerde audit. Hieronder lichten we beide vormen toe.

Gecombineerde audits: één auditmoment voor meerdere normen

Bij een gecombineerde audit worden de audits voor de verschillende normen afzonderlijk uitgevoerd, maar waar mogelijk wél op elkaar afgestemd. Dit levert vaak een tijdsbesparing op, bijvoorbeeld als sprake is van overlap in processen in hoofdstukken 4 t/m 10 van de ISO’s zogenoemde Harmonized Structure (HS). De totale audittijd blijft echter gebaseerd op de afzonderlijke normen, zoals voorgeschreven in accreditatiestandaarden als ISO/IEC 17021.

Voorbeelden uit een gecombineerd audittraject:

  • Openings- en sluitingsmeeting: Het is mogelijk om één gezamenlijke openings- en sluitingsmeeting te houden, waarin het managementteam de basisprincipes van meerdere managementsystemen bespreekt.
  • Management- of directiegesprek: Onderwerpen als risicomanagement en directiebeoordeling gelden vaak voor meerdere normen en kunnen in één gesprek worden besproken.
  • Auditteam: Voor elke norm is een auditor verantwoordelijk. De certificaathouder coördineert de gezamenlijke sessies waarin meerdere normen tegelijkertijd worden getoetst.
  • Locatiebezoek: Auditoren stemmen onderling af om waar mogelijk gelijktijdig locaties te bezoeken. Tijdens het bezoek kunnen zij zich opsplitsen indien bepaalde normen extra verdieping vragen. Dit wordt vooraf afgestemd.

Geïntegreerde audits: één systeem, meerdere normen

Een geïntegreerde audit is mogelijk als verschillende normen inhoudelijk veel overlap hebben én zijn ondergebracht in één geïntegreerd managementsysteem. Veel normen zijn opgebouwd volgens dezelfde basisstructuur (hoofdstukken 4 t/m 10 van ISO’s Harmonized Structure), waardoor ze in één audit kunnen worden meegenomen. Als een auditor over de juiste kwalificaties, ervaring en expertise beschikt, kan deze één gecombineerde audit uitvoeren. Is dit niet mogelijk, dan stelt Kiwa een geschikt auditteam samen. Dankzij het brede scala aan gekwalificeerde auditoren binnen Kiwa is vrijwel altijd een passende invulling mogelijk.

Voordelen van geïntegreerde audits:

  • Openings- en sluitingsmeeting: Alle normen worden in één sessie behandeld door de auditor(en).
  • Managementgesprek: Er wordt gekeken naar het geheel van het geïntegreerde systeem. Alle relevante normen worden daarin meegenomen.
  • Auditteam: Er is één lead-auditor. Onder diens leiding kunnen meerdere auditoren specifieke onderdelen toetsen. De lead-auditor kan de audit eventueel zelfstandig uitvoeren.
  • Eén auditrapportage: De rapportage is geïntegreerd en bevat bevindingen die duidelijk zijn toegespitst op de betreffende normen.
  • Efficiëntie en diepgang: Door de overlap ontstaat meer aandacht voor essentiële processen, die met extra diepgang worden geaudit.
  • Tijdwinst: Er kan, afhankelijk van de complexiteit van de processen, een tijdsreductie van maximaal 20% worden toegepast.

Wilt u weten wat in uw situatie de beste auditvorm is? Neem contact op met uw contactpersoon bij Kiwa.

Bekijk ook: