Certificación de Kiwa: equipados para el futuro
Kiwa es una entidad internacional de certificación de sistemas de gestión, permanentemente implicada con los procesos de mejora, productos, empleados y organizaciones. La actividad de Kiwa no sólo se basa en ayudar a las empresas a controlar los requisitos de certificación, sino también en ofrecer servicios en los ámbitos de la formación, la inspección, investigación y know-how tecnológico.
La presencia en todas las áreas geográficas y la filosofía de aumento de alcances de certificación, junto con el respaldo internacional del grupo Kiwa, nos permite ofrecerle los servicios de una empresa de certificación agroalimentaria consolidada y con una proyección de liderazgo en el sector de la certificación agroalimentaria internacional.
Lo que Kiwa puede hacer por usted
Calidad, credibilidad y cumplimiento normativo
Nuestros certificados e informes demuestran de manera fiable, objetiva y reconocida internacionalmente que usted cumple una determinada norma de calidad. Asimismo, proporcionan a su empresa un incentivo de calidad duradero. La certificación puede constituir una herramienta útil para aumentar la credibilidad, al demostrar que su producto, servicio, sistema (de gestión) o empleados satisfacen las expectativas de sus clientes. En algunos casos, es posible que la ley o un contrato exijan la certificación. Podemos ayudarle a dar visibilidad a los valores de calidad de su empresa en todo el mundo, y podemos apoyarle para que marque la diferencia en el mercado. Las instituciones gubernamentales reconocen los certificados e informes de Kiwa como evidencias fidedignas de que usted cumple las leyes y normativas europeas.
Algo más que una simple certificación
Los servicios de Kiwa van más allá de la simple emisión de certificados. Si lo solicita, Kiwa —en cooperación con expertos independientes— también puede llevar a cabo inspecciones en el ámbito de la evaluación de riesgos, la legislación medioambiental, el entorno de trabajo y cuestiones de seguridad relacionadas con sus productos y/o servicios. Puede estar seguro de que, con la elección de Kiwa, su empresa quedará preparada para el futuro.
El proceso de certificación
Ha decidido que quiere que su producto, proceso, servicio, sistema (de gestión) o personal reciban una certificación de conformidad con un determinado programa. (¿Todavía no está seguro? Aquí puede consultar las ventajas de la certificación). Kiwa le ayuda desde el principio (mediante la armonización de su empresa) hasta el final (al entregarle el certificado).
Pero tiene que dar unos cuantos pasos antes de llegar a ese punto.
Planificación de la auditoría
Si el cliente acepta la oferta de Kiwa, se procederá al registro del solicitante como cliente. Kiwa realizará la designación del auditor que mejor se adecue a las características de su empresa (por experiencia y localización). Se procederá a la comunicación con la empresa para fijar fecha de auditoría, demanda de información para la adecuada preparación de la misma y por último Kiwa procederá al envío del Plan de auditoría.
La duración de la auditoría de certificación dependerá del alcance de la misma, y se estimará a través de las indicaciones sobre cálculos de tiempos proporcionadas por los distintos protocolos. Además, se necesitará tiempo adicional para preparación de la auditoría y para la redacción del informe final de auditoría.
Auditorías
La auditoría in situ consta de las siguientes etapas: reunión inicial o de apertura, revisión documental, prueba de trazabilidad, inspección de las instalaciones de producción, revisión de las inspecciones de las instalaciones de producción, revisión final de los hallazgos encontrados por el auditor y reunión de cierre. La auditoría comenzará con una reunión inicial del equipo auditor y los representantes de la empresa, y terminará con la reunión final.
En la reunión inicial, tendrán lugar las presentaciones del equipo auditor y de los representantes de la empresa y se expondrá la metodología que se seguirá durante la auditoría. La Direccion de la empresa, o en su defecto la persona designada como su suplente estarán disponibles durante la realización de la auditoría y asistirán a la reunión inicial y final.
Durante el desarrollo de la auditoría se inspeccionará la documentación (registros existentes), las instalaciones, el proceso de elaboración, las materias primas y los productos finales. Se realizará una prueba de trazabilidad, incluyendo una auditoría vertical de los registros de producción asociados. Por lo general, el 50% de la auditoría se dedicará a auditar instalaciones de producción y del emplazamiento, a entrevistar al personal, a observar procesos y a revisar la documentación en áreas de producción con el personal relevante.
En la reunión final, el equipo auditor expondrá ante los representantes del solicitante las conclusiones de la auditoría y su resultado. Informará sobre los plazos estipulados para el cierre de las no conformidades y sobre el proceso de certificación en función del esquema certificado.
Presentación del “Informe de auditora” y “Listado de no conformidades”
Tras la auditoría se procede a realizar una reunión final en la que se comentan las conclusiones de la misma y cuáles son las No Conformidades que deben ser corregidas (si es que existen). Para ello se presenta el Informe de Auditoría oficial de cada Protocolo que incluye el Listado de No Conformidades. En función del número de no conformidades detectadas, el operador alcanzará un nivel de certificación descrito en cada protocolo.
En el caso de que el solicitante no esté de acuerdo con el dictamen del auditor o con alguna No Conformidad en concreto, el solicitante tiene la potestad de recurrir el resultado de la auditoria, argumentando los motivos por los está en desacuerdo. El recurso deberá presentarse por escrito a Kiwa, se realizará un estudio independiente de la reclamación por parte de personal técnico de Kiwa y se comunicará la conclusión al solicitante. El proceso de quejas se describe con detalle en el procedimiento interno PC-05, que podrá solicitar a nuestro Dpto. de Calidad.
Elaboración de acciones correctoras y verificación
Tras la presentación de las No Conformidades detectadas, el solicitante debe preparar y presentar las acciones correctoras y, en caso de ser requisito del esquema, las evidencias que prueban su implantación. El solicitante estudiará las causas que han producido estas desviaciones, se informará a la Entidad también de esta causa raíz, según las exigencias de cada protocolo. Las acciones correctoras serán enviadas a Kiwa en castellano e inglés, tal y como establecen los protocolos de certificación. Los plazos de subsanación de las No Conformidades vendrán establecidos por el Protocolo.
La Entidad verificará la implantación de las acciones correctoras basada en evidencias objetivas. Si trascurrido el plazo establecido no ha recibido respuesta del solicitante en relación a todas las no conformidades detectadas, informará por escrito al solicitante sobre cómo, en su caso, continuará el proceso de certificación.
Dictamen
Los expedientes finalizados por los auditores se evaluarán en el Comité de Certificación interno, y su decisión se producirá tras el estudio exhaustivo del proceso de auditoría para cada expediente. Si la evaluación es satisfactoria, se procederá a la emisión del certificado. En caso de que la evaluación muestre alguna deficiencia el Director de Certificación comunicará con el responsable de la empresa auditada la causa de la misma para reiniciar el proceso de certificación y, si es necesario, programar una nueva auditoría de certificación. El nivel se relacionará con el número y tipo de no conformidades surgidas durante la evaluación.
En caso de que la resolución por parte del Comité Interno de Certificación sea negativa y el solicitante no está de acuerdo con el dictamen, podrá comunicar su disconformidad a la Entidad. El personal del departamento de certificación facilitará el registro de Apelación al interesado para que inicie el proceso. El proceso de apelaciones se describe con detalle en el procedimiento interno PC-05, que podrá solicitar a nuestro Dpto. de Calidad.
Certificado
El certificado se concederá según las exigencias de cada protocolo.
Mantenimiento
La frecuencia de evaluación vendrá marcada por cada protocolo, tal y como se indica a continuación en el apartado de requisitos específicos.
Es responsabilidad de la empresa certificada el mantenimiento de su certificación. La fecha de las evaluaciones posteriores se fijará respecto a la fecha de la evaluación inicial que tuvo como resultado la obtención de la certificación y a la frecuencia prescrita.
Ampliaciones o reducciones de alcance
Si durante el tiempo de vigencia del certificado surgen cambios que hagan necesario ampliar o reducir el alcance de la certificación, el solicitante deberá contactar con Kiwa España, S.L.U. para notificar dichos cambios.
El Departamento Técnico analizará la situación y se decidirá la ampliación de la certificación mediante una Auditoria de ampliación, en la que únicamente se evaluará los aspectos específicos del producto o proceso a incluir en el certificado.